Vertragsart: Befristeter Vertrag (CDD), Teilzeit, 20 Stunden pro Woche (vormittags)
Eintrittstermin: Sofort

Das Mudam Luxembourg – Musée d’Art Moderne Grand-Duc Jean sucht eine Administrative Assistenz für die Abteilung Ressourcenentwicklung.

Das Mudam wurde 2006 in einem Gebäude eröffnet, das vom international renommierten Architekten Ieoh Ming Pei entworfen wurde, und ist Luxemburgs Museum für zeitgenössische Kunst. Unsere Mission ist es, die relevanteste zeitgenössische Kunst unserer Zeit zu sammeln, zu bewahren und zu präsentieren sowie sie einem breiten Publikum zugänglich zu machen. Wir streben danach, eine führende Rolle bei der Förderung und Vermittlung von zeitgenössischer Kunst durch unsere Ausstellungen, Publikationen sowie künstlerische und pädagogische Programme einzunehmen. Das Mudam ist stets ein Ort künstlerischer Schöpfung und Zusammenarbeit mit Künstlern gewesen. Mitten in Europa, im Herzen eines kosmopolitischen Landes mit über 179 Nationalitäten, setzen wir uns dafür ein, alle Gemeinschaften anzusprechen und ihnen den Zugang zur zeitgenössischen Kunst zu erleichtern. Wir wollen das Museum zu einem lebendigen Ort des Dialogs machen, an dem aktuelle gesellschaftliche Fragen behandelt und diskutiert werden können. Wir engagieren uns für eine inklusivere, tolerantere und verantwortungsvollere Welt, in der Museen eine entscheidende Rolle bei der Weitergabe des kulturellen Erbes an kommende Generationen spielen.

Unter der direkten Aufsicht der Leiterin der Abteilung Ressourcenentwicklung unterstützt die Administrative Assistenz maßgeblich die organisatorischen Abläufe der Abteilung, sowohl bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen als auch bei der administrativen Nachverfolgung von Sponsoring-Aktivitäten.

Ihre Aufgaben

Administrative Unterstützung der Abteilung

• Verwaltung und Pflege von Kontakten (CRM):
  • Sammlung, Pflege und Aktualisierung der Abteilungsdatenbank.
• Administrative Nachverfolgung der Budgets für Unternehmensveranstaltungen:
  • Erstellung von Bestellungen gemäß interner Verfahren.
  • Erstellung und Nachverfolgung von Rechnungen (Verfolgung, Erfassung und Archivierung) in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung.
  • Verwaltung von Catering-Provisionen und zugehöriger Abrechnung.
  • Verwaltung der internen Kostenumlagen (z.B. Sicherheit, Reinigung).
  • Erfassung von Einnahmen und Ausgaben.
• Mudam-Newsletter:
  • Sammlung von internen Informationen und Weiterleitung an die Kommunikationsabteilung.
• Verwaltung diverser Versandaktionen der Abteilung.

Organisation und Nachverfolgung von Unternehmensveranstaltungen

• In Zusammenarbeit mit der Sponsoringbeauftragten: Erstellung eines jährlichen und monatlichen Nachverfolgungskalenders.
• Erfassung von Anfragen im Nachverfolgungsdokument.
• Gemäß den Vorgaben der Sponsoringbeauftragten: Erstellung von Angeboten, Versand von Preisvorschlägen, Nachverfolgung und Archivierung von Verträgen.
• Basierend auf dem ausgewählten Angebot: Ermittlung und Nachverfolgung aller organisatorischen Bedürfnisse für die Veranstaltungen.
• Koordination der beteiligten internen und externen Dienstleister.
• Organisation und Überwachung von Anlieferungen und Abholungen von Material vor und nach den Veranstaltungen.

Sponsoring-Unterstützung

• Entwicklung und Aktualisierung des Partnernetzwerks:
  • Akquise potenzieller Partner gemäß den Vorgaben der Abteilungsleiterin.
  • Recherche zusätzlicher Informationen über bestehende Kontakte.
• Verwaltung der Sponsoringverträge:
  • Erstellung von Partnerschaftsverträgen und Nachverfolgung der Unterschriften gemäß den Vorgaben der Abteilung.
  • Einrichtung und Überwachung von Fristen im Zusammenhang mit den Verträgen.
  • Erstellung und Versand von Anschreiben für Anfragen oder Danksagungen.
  • Administrative Nachverfolgung der jährlichen Gegenleistungen gemäß den Vertragsbedingungen.
  • Erstellung und Versand von Spendenbescheinigungen am Jahresende.
• Veranstaltungen:
  • Erstellung der Gästeliste in enger Zusammenarbeit mit der Sponsoringbeauftragten.
  • Verwaltung des Versands von Einladungen und Nachverfolgung der Anmeldungen.

Ihr Profil

• Abschluss in Verwaltungsmanagement (Bac +2/3) oder mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Ausgeprägtes Interesse an Kultur und insbesondere an Kunst.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und nachweisliche Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und der Koordination von Teams.
• Sehr gute Kenntnisse in der administrativen und budgetären Verwaltung.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, mit einem vielfältigen Publikum zu kommunizieren.
• Fähigkeit sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten.
• Sehr gute Kenntnisse in IT-Tools, insbesondere Excel und Word.
• Hohe Genauigkeit, Pragmatismus und Belastbarkeit.
• Kenntnisse in Microsoft Dynamics 365 CRM sind von Vorteil.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Französisch- und Englischkenntnisse. Kenntnisse in Luxemburgisch und Deutsch gelten als bedeutende Pluspunkte.
• Flexibilität bezüglich Arbeitszeiten (Bereitschaft zu Abend- und Wochenendarbeit je nach Bedarf).

Das Mudam begrüßt Bewerbungen von Kandidat·innen unterschiedlichster Herkunft, unabhängig von Geschlecht, Religion, Hautfarbe, Nationalität, sexueller Orientierung oder Behinderung, um die Vielfalt Luxemburgs sowohl im Personal als auch im Publikum widerzuspiegeln.

Wenn Sie Freude daran haben, sich einer neuen Herausforderung zu stellen und unser dynamisches und bereicherndes Team der Abteilung Ressourcenentwicklung zu verstärken, senden Sie bitte Ihren Lebenslauf sowie Ihr Motivationsschreiben auf Französisch oder Englisch unter Angabe der Referenz MUDAM / AssDR2024 an Frédéric Maraud, Leiter der Personalabteilung, an folgende E-Mail-Adresse: rh@mudam.com, spätestens bis zum 15. Juni 2025.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an: rh@mudam.com